第一章 简单介绍DotProject
DotProject是一个在1996年左右,由开源组织自发组织人员开发的一个开源的项目管理软件系统,基于Web,可以部署于局域网"广域网的办公环境中,客户端不需要安装任何软件,只要有IE,Firefox,Opera等浏览器即可,强大,小巧.被翻译为了大约40多中语言,应用于100多个国家,可见它的简单易用的程度.
DotProject具有以下的特色：
1. 可运作于多种的作业平台：DotProject 这套软件所使用的开发工具，皆是兼容性很高的工具，MySQL很容易连结多种语言，也可以在很多种作业系统下运作良好，可以在多种平台上面运行。
2. Web Server Base：由于是以JavaScript、PHP 的工具所开发出來的工具，所以可以支持项目成员在不同的地点，都可以更新、掌握项目进度，适合用于群体使用，很符合项目管理的需求。
3. 可制作出多种不同的报表及图表，将项目中繁多的资料作适当的处理。
4. 本软件属于开放原始码（open source code）的软件，提供免费使用。
5. 本软件的功能界面，可以透过不同的步骤操作相同的功能；并且软件设计者，将相关的功能配置在同一个操作画面，让使用者可以不必另外绕道选择功能
安装dotproject的基本环境：
windowsXP 或者 Windows Server系列 OS
Linux /Unix OS
只要能够跑AMP的OS,都可以(AMP指Apache,Mysql,PHP)
第二章 管理模块
2-1 安全管理Ⅰ：新建用户与角色设定
当项目管理系统要正式可以运作前，给每位使用者合法的登入身分，设定其使用权限是非常重要的一项工作，透过此一程序，组织得以确保每位使用者皆在授权范围内使用这些资料，维护组织及客户的权益，保护商业机密，使项目管理的运作过程可以顺利。
● 新增使用者
作法：用户管理→添加用户→填入基本资料→设定名称及密码
→ 设定角色 → 提交
首先，点选系统工作列上「用户管理」（图 2-1-1），再点选右上角「添加用户」，将会出现一些使用者的基本资料表格，系统会请你填入该使用者的一些基本资料，系统会依这些资料所呈现的属性将使用者分类，以作为软件运作的基础。
图2 – 1 – 1
例如: 当我们填入某使用者隶属于某公司之后，该使用者便成为该公司可分配任务的人力。由于项目管理需要成员间频繁的互动，此时键入的联络资料（电子邮件、电话）便作为系统预设的的沟通管道，另一项工作是为使用者设定其登入的名称及密码，填好后就会出现图（2-1-2），
图2 – 1 – 2
● 修改用户资料∕删除用户
打开用户管理，在用户表的第一栏中有如图2- 1- 1中左边红线部分所示，
从左到右为修改用户基本资料，为修改用户权限及角色，为删除该用户
2-1 安全管理Ⅱ：设定用户权限
系统用户权限分为以下四种：系统管理员，项目人员，访客，匿名。
他们的角色设定如下表示：
|
角 色 |
权 限 |
适 用 对 象 |
权限 |
|
系统管理员 |
全功能 |
公司内部的系统管理者、项目经理 |
大 小 |
|
项目人员 |
除了管理功能 |
供货商、项目成员 | |
|
访客 |
外部访客应有的查看存取功能 |
顾客 | |
|
匿名 |
仅能查看公司 |
权限最低的访客 |
管理会用到的日历、项目、任务的功能（称之为非管理模块），再加上用户管理及系统管理的功能（称为管理模块） 。而项目成员的权限则是在非管理模块下可做新增、删除及修改的动作 ， （请注意：项目成员及其以下权限登入的画面中，并不会显示管理模块的选项让使用者点选）
而访客则是可以储存和查看在非管理模块下的资料 ，当访客点选超越其权限所可以浏览的资料时，画面并不会显示任何资料。匿名则是一种仅让人登入，却几乎无法察看任何资料的角色，系统预设此角色的用意，应是让系统管理员在此基础上往上增加权限。至于如何对权限作进一步的设定，将会在下面作更详尽的介绍。
权限设定的项目及方式：
|
可设定的项目 |
可设定的方式 |
备注说明 | |
|
公司 |
讨论区 |
存取 |
可以不可以看见这个项目，若禁止某人存取「「文件」， 那么他的页面上并不会显示文件的功能可以点选 |
|
专案 |
问题追踪 |
查看 |
可以点阅此选项来看。若我今天设定禁止某人查看的 话 ，就是当某人点选文件时，文件的内容会是空白的。 |
|
任务 |
使用者管理 |
新增 |
|
|
日历 |
系统管理 |
删除 |
|
|
文件 |
联络人 |
修改 |
|
系统权限如下：
1．在用户管理界面的用户表中点，进入用户权限管理界，（如图2- 1- 3）在增加权限那栏中，点模块右侧的下拉清单，选择所要增加的权限。由于此系统中所有的功能皆与公司有密切的连接，不管在项目﹑任务﹑日志等主要功能中，都以点选公司作为筛选依据，只要禁止用户选其他公司，便可防止用户看到其他公司的资料
图2 - 1 - 3
2．若想要删除已设定的权限，只要在左半边的窗口，找到该设定，点选该项后面设定后的垃圾桶图示即可。经过此一设定，当此用户登入时，即使他在项目处选择全部的公司，他还是只能看见属于他们公司自己的项目
2 – 2 系统管理
在系统管理中，有许多可以让系统管理员自行修改的系统设定，如电子邮件的主机、操作接口、和工作时数等…，其中有些修改必须牵涉关连式资料库的语法，在此不多做介绍
● 工作时数与天数的设定
在项目管理过程中，时间是一个很重要的因素，我们以事先定义好的工作时数为标准，再比较实际的工作时数与预期的差异，来衡量目前项目是否跟上进
度，本系统具备一项功能：当你输入一项工作所需耗费的小时数和起始日期，系统便可以帮你计算该项工作应该完工的日期，其运算公式如下：
完成日期＝开始日期＋工作时数÷每日工作时数
其中，每日工作时数与每周工作天数，可由管理者自行设定。（低版本中没有发现）
设定方式如下：
1．打开系统管理的「系统配置」，将页面往下拉，直到「daily_working_hours_title」的选项，这个项目即为每日工作时间，系统预设的每日工作时间为八小时，
可依照自己的需要，在该选项的框格里直接键入想要的工作时数。
2．一样在系统配置中往下拉，直到「cal_working_days_title」的选项，此项目为每周工作天数，0代表星期日假设一个星期工作七天，只需要在后面的框格中键入「1,2,3,4,5,6,0」即可，而系统原本预设工作天数为一周五天。
●用户个性化设置
设置系统界面基本的显示格式，其缺省设置如图2-1-4所示：
图2 – 1 – 4
● 自定义范围编辑
在这个界面中是添加公司﹑项目﹑任务﹑日历，点开图中的就会打开一个界面，可以在其上添加模块
● 查看模块
打开模块中的「查看模块」，修改模块用于激活模块，修改模块的“菜单状态”用于决定是否在导航菜单中显示模块的链接（如图2- 1 - 5）
图2 – 1 - 5
● 用户角色
此本系统提供的四种角色模板外，若还须要其它典型的角色，可自行设定一种新的角色，选择其权限。但在此要注意的是，这种角色的设定并无法达到以上那种进阶权限设定的细微程度，仅能针对整组模块进行全面的禁止或是允许，不能够针对单一公司或是文件进行设定。其设定做法如下：
系统管理→用户角色，便会出现如图2- 1- 6所示界面，在图中红线框住部分中填入所需角色ID和概述，点击「添加」，点可对用户进行权限设定
图2 – 1 – 6
第三章 项目初始功能设置
一个成功的项目，初始的「规划」是很重要的，虽然通常实际状况难免有出所出入，但是好的规划却可降低不确定性对项目绩效的影响。
3- 1 建立公司部门
● 建立公司
公司→ 新建公司→ 添加资料→ 提交
进入系统后,打开「公司」,便会出现如图3-1 -1所示,就可以针对公司填入相关资料,打开右上角的「新建公司」,就会出现如图3- 1 -2所示的画面,
填入基本资料,点「提交」,新建的公司就会出现在图3-1 -1中
在如图3- 1-1中,可看到公司类型有客户、厂商、供应商、顾问、政府、公司内部,点选公司名称,便可看到该公司的状况
图3 – 1 – 1
图3 – 1 – 2
点选公司名称后,就会出现图3 – 1 – 3的画面,进入浏览公司界面,上半部分是公司的详细信息,下半部分是部门、用户、联系人和项目信息。在这个界面中点「新建公司」就会出现如图3- 1 – 2 所示界面。
图3- 1 – 3
● 建立部门
建立部门可在浏览公司界面中点选「部门」，在此界面中，可打开右上角的部门下来清单选择要查看的部门名称，就可看到其详细信息。点「新建部门」（如图3-1-4），就进入如图3-1-5所示界面，可在其中填入要建部门的资料
图3- 1 -4
图3 – 1 – 5
还可以在浏览公司界面中选部门那一栏，点其右下角的「新建部门」
3 – 2 建立联络任务
进入系统后，点选「联系人」就可进入如图3-2-1所示界面，点选右上角的「新建联系人」，出现图3 – 2 – 2 所示画面，在其中填入相应资料，点「提交」即可。然后在图3-2-1中就可看到相应信息。若想快速找出某人的信息，在搜索栏中填入姓名，回车即可
图3 – 2 – 1
图3 – 2 – 2
直接点联系人帐号，就能看到用户资料。若要修改联系人资料，直接点联系人帐号后的「修改」就连接到了同图3-2-2相同页面。而点联系人油箱地址就可给他发邮件。点就可导出联系人卡片（如图3-2-3），但用中文出现的就是乱码
图3 – 2 – 3
3– 3 项目与任务规划
●项目
进入系统项目页面（图3-3-1），在这个页面中有很多标签（「全部」、「未定义」、「已提议」、「计划中」、「进行中」、「暂停」、「完成」、「摸板」、「已完成」、
「甘特」），点开每个标签，都会出现相应的项目。
以全部标签为例（图3-3-1），标签旁的数字是显示项目数目，颜色那一栏是项目完成的百分比，项目的状态有计划中、进行中、未定义、已提议、暂停、完成、摸板、已完成。在这个标签中可一览所有的项目的开始时间、结束时间、实际时间、优先级、所有者、状态
图3 – 3 – 1
直接点击项目名称，出来的是该项目的详细信息和它的全部任务（如图3-3-2）
图3 – 3 - 2
新建项目：
方法一：项目→ 新建项目→ 填入信息→ 提交
新建项目的页面如图3-3-3所示，注意：页面中带*的项（图中红线框住的部分），为必填项！
图3 – 3 – 3
方法二：公司→ 公司名称→ 浏览公司→ 新建项目→ 填入信息→ 提交
●任务
每个项目底下都有很多任务
打开系统中任务栏后，会弹出如图3-3-4所示页面，打开用户栏的下拉菜单，选择要查看的用户，可以快速搜索用户的任务。「任务过滤器器」中有我的任务、我的未完成的任务、所有未完成的任务……，在里面可以过滤任务，看起来简单，明了些
图3 – 3 – 4
新建任务：
方法一：任务→ 新建任务→ 填入信息→ 保存
注意：看图3-3-5和图3-3-6中红色框线，蓝色框线部分。若红色框线中是“—” ，则没有「新建任务」栏
图3 – 3 – 5
图3 – 3 – 6
进入新建任务界面（图3-3-7），在其上半部分填入任务名称、优先级、进度、状态；下半部分有四个标签：详细信息、日期、依赖、人力资源，均是安排重要任务的设定
图3 – 3 – 7
【详细信息】（如图3-3-8）包括任务所有者、任务类型、能否访问、选择联系人、部门、预算指标、父任务。其中，「父任务」的功能，若选择表示其附属在某一任务下，而成为其子任务，于是在系统会自动的为您设置项目开始的时间。
图3 – 3 – 8
【日期】则是设定任务开始及结束时间（图3-3-9），其中任务开始时间会
根据在「详细信息」和「依赖」功能中的设定来自动设定开始时间。而
完成日期则有两种设定方法。
方法一：点完成日期后面的，运用日历选择完成日期，点「计算」的
，系统会自动计算完成期限
方法二：在「预期的期限」中，直接输入完成所需小时，系统会自动计算
完成日期和时间
图3 – 3 – 9
【依赖】（图3-3-10）则是设定项目之间的前后关系，是否会互相影响，例如有时候要等A 任务完成后，才可执行B 任务。在本功能中，可以设定任务之间「依赖」的关系，运用 增减，同时也可以选择是否要「通过前置任务设定任务开始时间」的功能；此外，可选择「依赖项目跟踪功能」设定，如果是重要的任务，就要选，以随时掌握任务状态。
图3 – 3 – 10
【人力资源】（图3-3-11）左页面是分配给哪些人，他们该放多少心力在这个任务上；右页面则是是否要通过邮件通知任务人，空白地方则可写附加邮件注释内容。注意：此注释邮件内容容易出现乱码！
图3-3-11中红线框住部分，是增加或删除分配给的任务人，方法是：
点选想要选择的人，然后按或。而则是通过其下拉菜单来选择
任务人该放多少心力在此任务上
图3 – 3 – 11
把【详细信息】、【日期】、【依赖】、【人力资源】填好后，按【保存】，所新建的任务就会出现在图3-3-4的界面上。系统会根据任务的状态（进行中/延误/完成），分别以不同的颜色标识出来，详情见任务栏下方的「要点」。每个任务下都可再建任务，前者称为父任务，后者称为子任务，两者用虚线连接（见图3-3-12）
图3 – 3 – 12
方法二：项目→（随便一个）项目名称→新建任务→填入信息→保存
打开项目界面，随便点一个项目名称，就会出现如图3-3-13所示界面，点其
右上角的「新建任务」，就会进入图3-3-7所示添加任务界面。后面的操作方法见方法一。
图3 – 3 – 13
3– 4 其他辅助功能
本节将介绍的几个辅助功能是「甘特图」、「报表」、「人员任务冲突查询」。他们是几个重要的辅助功能，无论项目进行到何种状态，均可利用他们发现项目的异常情况，防止错误。
在整个项目设计好，准备动工前运用这几个功能来检测项目配置是否得当。在项目进行过程中，可以同步更新显示最新动态，以供项目负责人掌握项目运做状态。下面就开始介绍这几个功能。
●甘特图(Gantt Chart)
甘特图是 1917 年由美国工程师暨社会学家 Henry L.Gantt 所开发的水平横条图，可当作生产管理工具。甘特图常用于项目管理，以图形呈现排程表，可协助计划、协调及追踪项目内的特定工作。甘特图的呈现方式多样，可以是方格纸上建立的简单图表，也可以是由 Microsoft、Project或 Excel 等项目管理应用程序自动建立而成的复杂图表。
本系统中有很多查看甘特图的方法：
方法一：项目→甘特（见图3-4-1）
图3 – 4 – 1
方法二：任务→甘特（见图3-4-2和图3-4-3）
图3 – 4 – 2
图3 – 4 – 3
注意：图3-4-1显示的是所有项目的甘特图，而图3-4-3显示的是一个项目底下的所有任务的甘特图
甘特图各部分的意思：
在项目执行期间，系统以不同颜色的长条显示，长条中间有灰色的细长条，则表示该项目目前的进度。依赖关系则是在前一个任务的排程的灰色线条之后，用一条虚线连到后一个任务的排程的灰色长条之前。里程碑是项目执行过程中，一项重要阶段的完成，它在甘特图中用表示。而设置一个任务为里程碑是在输入任务是的界面中勾选（见图3-3-7）。
使用甘特图管理项目：
在一个项目规划好后，系统会自动帮这个项目绘制好甘特图。项目负责人可以查看在同一时间里，是否有过多任务在执行，进而在适当调整。
●报告
报告主要透过系统所设定的功能，來产生不同目的报告，使得项目负责人得以了解项目相关的信息。
查看报告功能的方法：
方法一：项目→（选择一个）项目名称→报表（见图3-4-4、图3-4-5和图3-4-6）
图3 – 4 – 4
图3 – 4 – 5
图3 – 4 – 6
方法二：任务→报告（见图3-4-7和图3-4-6）
图3 – 4 – 7
在本系统中提供了十一个报表的功能，但其中有一部分功能未明，点选后未
出现任何画面。
十一个报表及其说明：
|
报 表 |
说 明 |
|
allocateduserhours.php |
了解项目每位成员每日被分派到的工作时间，以及 生产力的状况。 |
|
completed.php |
功能未明 |
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overall.php |
了解项目任务的完成时数 |
|
overdue.php |
了解项目所延迟的任务 |
|
stats.php |
将项目执行的状况，转成化数据显示，可以了解每 个成员完成任务的狀况，是准时／延迟／尚未开始 |
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taskenddate.php |
了解项目已完成任务的详细状况，可知最后完成时 间 |
|
tasklist.php |
可列出项目的所有任务，但是可以运用往前或往后 查询的功能，了解在某期间内项目的状况 |
|
tasklogs.php |
了解项目中延迟的任务 |
|
tasksperuser.php |
了解项目所有任务的开始与结束日期 |
|
upcoming.php |
功能未明 |
|
uerperformance.php |
了解成员工作的效率 |
在报表功能上，有些重复的情况，可以自身习惯的功能作为查询与控制的工具。
●人员任务冲突查询(低版本没有)
显示个别项目成员，在公司内部所负担的任务为哪些，并可分别依不同条件检视，快速掌握所欲查询的资料。进而调整任务的负责比重。条件选项
如图3-4-8中红线框住部分所示。
图3 – 4 – 8
在系统「任务」界面，点选「每用户的任务」，就可进入上图所示页面，即可依检视条件，进一步以符合需求的方式呈现用户负担任务的状况。
在图3-4-8页面中，可以看到每个人所负担的任务，若任务是由两个或两个以上的人所负责的，也会一起在「当前任务认领者」栏中显示。
若发现有“孤儿任务（即没有人负责的任务）”的情况，可通过
「可能分配给」那一栏，将其分配给任务人。方法是：勾选任务，在「当前任务认领者」中选择欲分配给的人，在选择比重，选择优先级，然后点即可。
选择「宣示分配的时数/周」（图3-4-9），可查看是否有人的任务过重。若有人的任务过重，可通过「当前任务认领者」那一栏的功能，调整他的工作任务。
方法：勾选欲重新分配的任务，选择人，选择比重，点
图3 – 4 – 9
（将当前任务分配给选定用户；
从任务中去除；
将用户从任务中去除并移交给选定用户）
第四章 项目执行与控制
当项目计划配置弄好后,就进入项目的「执行与控制」阶段。此部分是项目
管理的核心，是最复杂，不确定性最高的一部分。一般来说，项目的执行主要是按规划来逐步完成，但在实际过程中难免出现误差，因此需要控制的功能来
实时修正偏差。
执行与控制功能介绍：
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项 目 |
功 能 简 介 |
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任务 |
针对任务进行中做细部的纪录与控制 |
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文件 |
交流项目进行中所需相关文件的档案分享 |
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讨论区 |
提供项目成员讨论项目事务 |
|
日历 |
纪录项目任务的行事历，亦可做为私人行事历 |
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智能搜索 |
快速搜索想要查看的内容 |
|
备份 |
下载备份 |
|
Risks |
有风险的任务 |
4- 1 任务
主要功能：任务日志；任务控制功能
●任务日志
在项目进行过程中，为了详细记录项目项目进行的流程，必须做好项目内
各项任务的记录，才可能了解项目进行的进度及进行过程中出现的问题，以及时做出修正。
此部分的功能有：新增任务日志
问题日志纪录
总览日志纪录
建立任务日志的方法有两种
方法一：任务→ （点选一个）项目名称→ 子任务→ 日志→ 填入信息→
更新任务（见图4-1-1、图4-1-2、图4-1-3和图4-1-4）
图4 – 1 – 1
图4 – 1 – 2
图4 – 1 – 3
图4 – 1 – 4
方法二：任务→ 日志→ 子任务→ 日志→ 填入信息→ 更新任务（见图4-1-5、图4-1-2、图4-1-3和图4-1-4）
图4