小猴每周都要完成领导交代的任务：收集各个分公司的订单数据。

但是，每次发给各分公司的Excel表格让填写，可是收回来的数据各种格式不统一，比如：

供应商名称一列，有写供应商全称的，有写简称的

发生金额一列，有整数型数字，有小数点后面带两个0的模式

…

每次小猴只能坐在办公桌前一边加班修改一边吐槽。那有什么办法可以提高效率，解决这类问题呢？

我们可以给Excel表格本身建个规矩，统一录入规范。

Excel有一项工具，叫做“数据验证”。让它来帮忙，统一规范不难不难。

“数据验证”位于“数据”选项卡中

下面让我们通过一个具体的案例，来演示如何让表格立规矩。

案例数据：招聘职位Excel表格，里面记录了职位的信息，比如公司全名、教育要求、职位名称等。（公众号回复“资料”下载案例数据）

规矩一：规范文本输入

从案例数据“教育要求”一列中，看到“说事”二字我差点笑出了声。

本以为简单的学历填写，竟有这么多戏。让“数据验证”来帮忙，限制可选择的内容只能是“专科、本科、研究生”。

操作步骤如下：

最后单击“确定”即可在目标区域的单元格右下角出现下拉框，下拉框中有我们在“来源”处输入的自定义序列名称。

接下来，我们可以尝试在单元格中输入“学士”、然后回车，验证一下文本输入是否还那么自由。

果然，回车后自动弹出“输入值非法”警示框。所以各位还是乖乖地按照序列规则来执行吧。

规矩二：规范数字格式

案例数据中“平均薪水”一列，有整数，有小数，会让我直观感觉不好。比如我看到了一个几位数的数字，本以为薪水很高，结果却是数字中间有小数点。

让“数据验证”帮我实现，只可以录入整数数字，含小数点的数字不允许输入。

操作步骤如下：

这里“允许”下拉框选择“整数”后，“数据”会默认“介于”，出现“介于”的情况下，必须输入最大值和最小值，以控制数据的范围，如下图所示

如果你不想输入最大值和最小值的话，可以在“数据”下拉框中选择其他选项，这里我们选择“不等于”，在“数值”处输入“0”即可。

毕竟，薪水不可能为0吧。

规矩三：为单元格设置提醒标语

如果说“数据验证”的“设置”是法律法规的话，那么“输入信息”就好比是道德准则。

某一项行为，如果不能用法律给出解决方案的话，可以依据道德来约束。

案例数据的“公司全名”这一列，我想要提醒填写表格的人一定要写全名啊，如果你还是不写全名，我也不会把你怎么样，我只能再想一种办法提醒你。

怎么提醒呢？

操作步骤如下：

单击“确定”之后，当我们把鼠标放置在刚才选中区域的任意单元格时，都会弹出“温馨提示”，如图所示：

学会给表格立规矩，提高效率，不再加班，你学会了吗？